Was Zeitmanagement mit Spaß und Begeisterung zu tun hat

To-Do-Listen, Zeitmanagement und Prioritäten setzen gehört zu den täglichen Aufgaben im Arbeitsalltag der meisten Menschen. Da unsere Art der Kommunikation und der Austausch immer schneller ja sozusagen sofort geschieht, steigt auch die Erwartungshaltung bzw. der Umsetzungsdruck nach mehr und schnellerem Bewältigen der anstehenden Aufgaben und Themenstellungen. Diese Diversifikation der Aufgaben gepaart mit der Zunahme der Arbeitsbelastung fordert zwingend das Management der eigenen Ressourcen. Das geordnete Chaos in Form einer Liste bzw. Priorisierung ist auch für unser Gehirn eine Wohltat, eine Struktur, an der sich unser Gehirn orientieren kann. Genau deshalb sind To-Do-Listen generell auch etwas sehr Sinnvolles. Aber wie kann diese nun gehirngerecht und motivierend genutzt werden?

Die Methode des Präsidenten Eisenhowers ist dem ein oder anderen vielleicht bekannt. Dieser ordnete Aufgaben nach den Prinzipien Wichtig/nicht-Wichtig und Dringend/nicht-Dringend. Aus diesen leiten sich folgende vier Aufgabenkategorien ab: Wichtig und dringlich, Wichtig, aber nicht dringlich, Nicht wichtig, aber dringlich und weder wichtig noch dringlich. Nach diesem Prinzip lassen sich Aufgaben in das Eisenhowersche Prioritätenkreuz einordnen und die To-Do Liste effektiv sortieren und abarbeiten.

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Dabei wird aber eine wichtige Kategorie der Arbeit außen vorgelassen, der Spaß. Ja Arbeit kann und sollte im besten Fall auch Spaß machen. Denn die Erkenntnis der Neurobiologie, dass sich mit Begeisterung und einem Gefühl der persönlichen Wichtigkeit für die Aufgabe, die Arbeit schneller und leichter erledigen lässt. – eben Spaß macht, ist zum Glück nicht mehr neu.

Spaß an der Arbeit
Ehrlicherweise ist aber Spaß an der Arbeit für die meisten Arbeitnehmer allerdings keine Realität. Viele Werte dazu prägen uns schon in der Schulzeit. Leistung wird in einem Schulnotensystem bewertet und Freiheiten eigentlich komplett eingeschränkt. Das führt häufig dazu, dass dieser Druck und fehlende Autonomie von Vorgesetzten, die selbst in den früher üblichen, vertikalen Hierarchien Karriere gemacht haben, an Ihre Mitarbeiter weitergegeben wird.

Der Gallup „Engagement Index“ für Deutschland wird jährlich durch Befragung von Angestellten erhoben und kommt regelmäßig zu dem Ergebnis, dass fast dreiviertel der Befragten sich mit Ihrem Unternehmen nur gering verbunden fühlen und Dienst nach Vorschrift machen. 15 % besitzen gar keine Emotionale Bindung zum Unternehmen, ebenso viele Mitarbeiter sprechen im Gegensatz aber von einer hohen emotionalen Bindung zum Unternehmen. Das Meinungsforschungsinstitut Gallup nennt ganz klar die Vorgesetztenrolle, den wichtigsten Faktor für die emotionale Bindung. Von den Führungskräften ist entscheidend abhängig wie lange Mitarbeiter ihrem Unternehmen treu bleiben und auch wie einsatzfreudig und produktiv sie sind. Leider gaben nur etwa 20% der befragten Mitarbeiter an „die Führung, die ich bei der Arbeit erlebe, motiviert mich, hervorragende Arbeit zu leisten“.

wütend, genervt

Erfolgsfaktor Führung
Daher sind gerade Führungskräfte gefragt, sich mit den Themen Motivation, Kommunikation und Konfliktlösung auseinanderzusetzen. In diesen wichtigen Punkten zeigen sich die Erkenntnisse Gehirnforschung und Neurobiologie als besonders hilfreich, da sie die grundlegenden Prozesse unseres Denkens und Handelns, mit den zugrundeliegenden Prozessen in unseren Zellen, Organen und Gehirn im Zusammenspiel mit Hormonen und Botenstoffen erklären. Wenn der Ansatz aus dem Neuroleadership und die daraus gewonnenen Erkenntnisse auf bekannte Managementtheorien übertragen werden, kann Führung gezielt auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen und die vorherrschenden Defizite umkehren. Dazu ist es als Führungskraft sehr wichtig, erst einmal selbst ein Verständnis von den Funktionen des Gehirns zu bekommen und wie sich das eigene Tun und Handeln gegenüber den Mitarbeitern auswirkt. Unternehmen und Entscheider sollten schnellstmöglich erkennen, dass sie nicht nur Mitarbeiter brauchen die Ihre Pflicht erfüllen, sondern kreativ sind, mitdenken und Verantwortung übernehmen. Eigenschaften die mit der Begeisterung für die eigene Arbeit einhergehen.

Erfolgsfaktor Begeisterung
Wer mit Begeisterung an einer Aufgabe arbeitet, hat viele Vorteile – es macht Spaß, die Zeit vergeht wie im Flug und der nachhaltige Lerneffekt ist größer, wenn Neues versucht und Lösungswege gefunden werden. Als Kleinkinder ist die Neugier und der Lernwille aus entwicklungsbiologischer Sicht natürlich hoch, dementsprechend lassen Sie sich leicht begeistern. Im Laufe des Lebens nimmt das ab, insbesondere Routineaufgaben werden nicht die Hirnareale stimulieren können, die für begeistertes Lernen nötig sind. Mehr dazu können Sie in unserem Beitrag „Lernen ist Leben – Leben ist Lernen“ erfahren. Aber man kann sich zumindest für vieles wirklich Begeistern, wenn man sich nur dafür entscheidet, dass diese Aufgabe und Tätigkeit jetzt wichtig ist, im Sinne von wirklich persönlich wichtig.

Gerade bei einer To-Do-Liste gibt es natürlich auch Aufgaben, die auf den ersten Blick keinen Spaß machen – hier hilft es hinter die Aufgabe zu schauen. Warum ist diese Aufgabe wichtig – was resultiert daraus für ein anderes Ergebnis, das wiederum Sinn gibt. Wozu ist diese Aufgabe für weitere Themen wichtig? Eigentlich sollten wir die To-Do-Listen als eine Art Abenteuer-Liste sehen und sie viel neugieriger betrachten, als wir das generell tun. Denn genau dann entsteht Begeisterung beim Bewältigen der kleinen Hürden und Schwierigkeiten die diese Aufgaben mit sich bringen. Dieser Flow-Effekt ist es, bei dem alles reibungslos läuft und man dann abends denkt „Woah, da habe ich aber etwas geleistet.“. Im Mittelhirn werden Nervenzellen angeregt, die eine Vielzahl an neuroplastischen (Nervenzellen-verändernden) Botenstoffen, wie Adrenalin, Noradrenalin, Dopamin und Endorphine ausschütten. Diese breiten sich in einer Kaskade in all die Bereiche aus, die im Moment der Begeisterung schon aktiv sind und werden dann ausgebaut und verstärkt – das Grundprinzip des menschlichen Lernens und der Motivation. Und genau hier kann ich als Führungskraft meinen Mitarbeitern gegenüber schon ein Vorbild sein und ihnen auch bei der Priorisierung ihrer Aufgaben Unterstützung geben und nach den oben genannten Prinzipien entsprechend agieren.

Colleagues giving a high five

Aufgaben nach Leistungsfähigkeit sortieren
Und jetzt nochmals zurück zum Anfang und zum Eisenhowerschen Prioritätenkreuz. Aus unserer Sicht gilt es hier mit dem Ansatz der Priorisierung ein wenig zu brechen und noch mehr auf weitere Aspekte einzugehen. Wie oben schon erwähnt, ist es sehr wichtig, das eigene Entdecken und Gestalten zu integrieren, den Sinn des Abarbeitens für sich herauszufinden und ganz wichtig den eigenen Biorhythmus mit einzubeziehen. Unsere größte Leistungsfähigkeit haben wir am Vormittag zwischen 8.00 Uhr und 12.00 Uhr. Gerade dieser Aspekt fließt häufig gar nicht in unsere To-Do-Listen mit ein. Wenn Sie direkt morgens schon wichtige Punkte Ihrer To-Do-Liste erledigen, haben Sie einen guten Garant dafür, dass der Tag für Sie viel aktiver und motivierter weiter geht, als wenn Sie gerade diese Punkte auf den Nachmittag oder Abend legen bzw. vor sich her schieben. Das gilt vor allem auch für unangenehme Aufgaben für die Sie sich nicht so sehr begeistern können. Probieren Sie es einfach aus!

Wer tiefer in dieses spannende Themenfeld „Biologie der Begeisterung“ eintauchen möchte, kann dies bei einem unserer neu aufgelegten Thementage 2019 tun. Der nächste Thementag ist bereits am 31.Januar 2019 im Schloss zu Hopferau zum Thema „Unser Stress- und Begeisterungssystem – Spielmacher der Veränderung“. Die Seminare und Thementage werden geleitet von Alexander Feil – Heilpraktiker und Coach mit langjähriger Erfahrung in der ganzheitlichen Therapie und Diagnostik. Weitere Informationen zu allen Terminen für das 1. Halbjahr 2019 finden Sie auf der Webseite des Ersten Deutschen Zentrum für Leistungsmanagement.