Pausengestaltung für mehr Leistungsfähigkeit

Die einen fiebern Ihr schon in den Morgenstunden entgegen für die anderen ist es die störende Unterbrechung des Arbeitsfluss – die alltägliche Pause. Es gibt viele gute Gründe für eine Pause und damit ist nicht nur die „große Pause“ zum Mittag gemeint. Warum Pausen wichtig sind und sogar zu den Menschenrechten gehören können Sie in unserem Beitrag „Regeneration – ein wichtiger Bestandteil des Berufsleben“ lesen. Das Fazit des Beitrags lautet: erst wenn ein optimales Verhältnis zwischen Verausgabung und Regeneration gefunden wird, kann die Leistung kontinuierlich gesteigert bzw. erhalten werden.

Pausen dienen damit natürlich auch der Gesundheit und Sicherheit (vor allem beim Umgang mit Maschinen und schwerem Gerät). Im Allgemeinen steigern Pausen die Arbeitsleitung, das subjektive Wohlbefinden und die physiologische Leistungsfähigkeit. Sie dienen dem Ausgleich, sind motivierend und fördern die soziale Interaktion. Langfristig hat das positive Auswirkungen auf potentielle Beeinträchtigungen des Körpers (Muskeln und Skelett) sowie auf unser Gehirn (psychische Verfassung).

Wenn keine Pausen gemacht werden liegt das oft an einer fehlenden Kultur für Pausen, die häufig von Vorgesetzten vorgelebt wird. Arbeitswütige Chefs gefährden damit nicht nur die eigene Gesundheit, sondern auch die Ihrer Mitarbeiter. Zum Glück sehen mehr als dreiviertel der deutschen Arbeitnehmer laut der Studie „Betriebliches Gesundheitsmanagement 2016“ der pronova Berufskrankenkasse in Ihren vorgesetzten kein Vorbild wenn es um gesundheitsbewusstes Arbeiten geht. Die Folgen des Arbeitens ohne Pausen sind Stress mit den bekannten Auswirkungen. Das berücksichtigt auch das Arbeitszeitgesetz das bei 6 Stunden Arbeit eine 30-minütige und bei 9 Stunden eine 45-minütige Pause vorschreibt. Arbeitgebern wie Arbeitnehmern ist meist bewusst das das nicht einhalten der Pausen sich negativ auf die Produktivität auswirkt. Ausreden wie Druck und Anforderungen von außen sind aber schnell gefunden. Wenn Pausen eingehalten werden, werden diese häufig für private Erledigungen, Einkäufe oder Termine genutzt – für richtige Erholung und Regeneration von der Arbeit sorgt dieses Verhalten nicht.

Insgesamt steht es also eher schlecht um die Pausenkultur in den deutschen Unternehmen. Das ist besonders dann von Nachteil, da die meiste Arbeit im Sitzen verrichtet wird. Wenn es davon keine Unterbrechung gibt, zum Beispiel mit dem Gang zum Kopierer oder zum Restaurant zur Mittagspause, ist mit schwerwiegenden gesundheitlichen Folgen zu rechnen, wie wir in unserem Beitrag „Sitzen macht uns krank“ erklärt haben.

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Mit Disziplin und Technik zur Pause
Wer also seiner Konzentration und Gesundheit etwas Gutes tun will muss sich von einer etwaigen Kultur der Dauerarbeit lösen und vor allem gut planen und mit Entschlossenheit dranbleiben. Wer dafür Unterstützung braucht, es gibt mittlerweile hierfür viele kleine digitale Helfer in Form von Apps und Programmen. Dadurch müssen die Pausen-Termine nicht in Outlook oder anderen Terminkalendern eingepflegt werden und gehen so auch nicht in der Flut der vielen anderen wichtigeren Termine unter. So ein Programm ist Stretchly ein open-source Pausentimer für Windows, MacOs und Linux. Als Mobile Varianten können wir Stand Up! für iOS und Randomly Reminder für Android empfehlen.

Diese digitalen Erinnerungshilfen sind sinnvoll für alle, die sich gerne in der Arbeit verlieren und dann abends völlig erschöpft sind oder für diejenigen, die mit System an ihre Break-Work-Balance gehen möchten. Ein beliebtes System ist die Pomodoro Technik, ein vom Unternehmensberater Francesco Cirillo in den 80er Jahren, seiner Studienzeit, entwickelten Methode des Zeitmanagements. Dabei wird 25 Minuten gearbeitet, 5 Minuten Pause gemacht und nach 4 Zyklen also 2 Studen eine längere Pause von 15 Minuten eingelegt. Der Name der Technik kommt von der tomatenförmigen Küchenuhr die Cirillo für die Einteilung seines Arbeitsrhythmus benutzte. Innerhalb der 25-minütigen Arbeitseinheit, der Pomodoro (ital. Tomate), widmet man sich voll und ganz einer einzigen Aufgabe. So soll durch Phasen konzentrierter Arbeit und regelmäßiger kurzer Pausen, die Produktivität insgesamt steigen. Die Idee dahinter ist, dass die 25 Minuten nicht lang genug sind um zu trödeln und sich abzulenken aber eben lang genug, um eine Aufgabe ausreichend zu bearbeiten. Insbesondere das Ticken der Küchenuhr soll einem ein neues Zeitgefühl geben und das verstreichen der Zeit vor Augen führen. Um das zu simulieren gibt es auch viele Apps und Programme, was die Beliebtheit dieser Technik zeigt, einfach einmal nach Pomodoro suchen. Aber auch die schon genannten Apps lassen sich so einrichten, dass sie den Pomodoro-Takt angeben.

Probleme gibt es im Arbeitsalltag den Takt auch wirklich einzuhalten. Unterbrechungen, Geistesblitze und „Machen Sie mal schnell“ Aufgaben stören die Technik. Ziel ist es, so viele 25/5 Zyklen am Tag wie möglich unterbrechungsfrei zu schaffen. Dazu kann man auch die Türe schließen, Anrufbeantworter nutzen, Emailprogramme schließen und die Kollegen um 25 störungsfreie Minuten bitten. Bei den 5 Minuten Pause ist wiederrum die eigene Disziplin gefragt, auch wirklich Pause zu machen. Also aus dem Fenster zu sehen, Tee zu trinken, einen Apfel zu essen oder einfach die Augen zu schließen. Den erst dann sammeln Sie die Energie, um im nächsten Arbeitszyklus konzentriert und effektiv zu arbeiten. Die ersten Sekunden der Pause können Sie dazu nutzen die nächsten Schritte oder erledigte Aufgaben zu notieren, um im nächsten Zyklus gleich wieder einsteigen zu können, dann ist aber Pause angesagt. Daher empfiehlt es sich, Zettel und Stift parat zu haben, damit lassen sich auch die spontan eintrudelnden Aufgaben für die nächsten „Pomodoros“ zu notieren.

Kritiker sehen die Integration der Technik eher schwierig bis realitätsfern, auf jeden Fall braucht sie Disziplin und ist eine große Umstellung, bietet aber auch viele Vorteile. Die Pausen bringen neue Energie, fördern die Konzentration, dienen der Belohnung für die erledigte Aufgabe(n) und fördern so die Motivation. Die strikte Zeiteinteilung hält von der Prokrastination ab, was die Disziplin erhöht. Durch das abarbeiten einzelner Aufgaben, das Monotasking während der „Pomodoros“, steigt die Produktivität.

Aber nun zurück zur eigentlichen Pause. In der Wissenschaft wird zwischen Mikropausen (< 1 Minute), Minipausen (1–5 Minuten), Kurzpausen (5–10 Minuten) und längeren Pausen (> 10 Minuten) unterschieden. Mikropausen erhöhen die Lern- sowie Problemlöseleistung und werden nachweislich als energetisierend wahrgenommen. Sie sollten vor allem bei repetitiver Arbeit etwa alle 30 Minuten gemacht werden. Kognitiv anstrengende Tätigkeiten sollten alle 2 Stunden durch eine Kurzpause unterbrochen werden.

Die digitale Pause
Für eine wirklich erholsame Pause ist es vor allem wichtig, sich von der Arbeitsaufgabe zu distanzieren und etwas der Arbeitssituation entgegenstehendes zu tun. Also einen Spaziergang bei Arbeit im Sitzen, eine passive Pause bei körperlich anstrengender Arbeit oder in die Ferne schauen bei der Bildschirmarbeit. Unabhängig von sitzender oder stehender Arbeit empfehlen sich generell kurze Lockerungsübungen für die Schultern, den unteren Rücken oder die Waden, um Muskelverspannungen abzubauen und ihnen proaktiv entgegen zu wirken. Ein Spaziergang aktiviert den Körper und verbessert den Blutfluss im Gehirn, ein kleines Nickerchen (Powernapping) von ca. 10 Minuten bringt die geistige Leistungsfähigkeit wieder auf ein ursprüngliches Niveau, Tagträumen, Zeichnen und Kritzeln fördert wiederum die Kreativität.

Das Internet, Computer, Tablets und Smartphones sind ein fester Bestandteil der Arbeitsabläufe in den Unternehmen. Insbesondere Smartphones haben das Verhältnis zur Arbeit und Pausen stark verändert. Vermehrt wird der PC und das Internet für private bzw. persönliche Zwecke auch während der Arbeitszeit genutzt. Dieses Phänomen wird als Cyberloafing bezeichnet. Die Gründe sind verschieden und reichen von Monotonie und Langeweile über frustrierende Ereignisse, Konflikte und Ungerechtigkeiten, von denen sich dadurch abgelenkt wird bzw. ein gefühlter Ausgleich geschaffen werden soll. Der aber wahrscheinlich größte Grund für das Cyberloafing (Internetfaulenzen) ist der Wunsch nach einer mentalen Pause, die durch das Surfen im Internet mit seiner geringen kognitiven Beanspruchung, gut möglich ist. Zudem bietet es die Möglichkeit schnell Privates, wie Shopping oder Terminvereinbarungen, auf der Arbeit zu erledigen. Wiederum passiert es auch immer häufiger, dass Angestellte Ihre Arbeit mit nach Hause nehmen und dort dringende Mails beantworten – so verwischen die Grenzen Freizeit und Arbeit. Unternehmen befürchten durch die private Nutzung hingegen einen Konzentrationsverlust und sinkende Arbeitsleistung. Die private Nutzung des Internets während der Arbeit ist eine Frage der Selbstregulation, privater Anforderungen und Gewohnheiten der Nutzer. Es kann die Arbeit interessanter machen, die Arbeitsleistung verbessern und zur Erholung bei physischer sowie psychischer Erschöpfung beitragen. Studien haben gezeigt, dass Arbeitnehmer die Kurzpausen mit ihrem Smartphone gemacht haben am Ende des Tages glücklicher bzw. ein höheres Wohlbefinden aufweisen. Eine andere Studie zeigt einen ähnlichen Effekt auf, nur dass die Personen, welche die konventionelle Pausen, Spaziergänge und Konversation mit Kollegen, gemacht hatten eine geringere emotionale Erschöpfung erleben, im Gegensatz zu Probanden die Ihre Pause mit Spielen, sozialen Medien und Chatten auf Ihrem Smartphone verbrachten.

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Für die Pause bedeuten die neuen Medien also eine Möglichkeit zum Abschalten, für viele Menschen birgt es aber auch die Gefahr, sich den genannten, kaum entspannenden Tätigkeiten an den Geräten zu widmen. Andere betonen die gesundheitlichen Auswirkungen, die Bildschirme und im besonderen Smartphonebildschirme auf unsere Netzhaut und damit dem Sehvermögen verursachen können. Das energiereiche Blaulicht der Geräte strengt die Augen an und fördert chemische Reaktionen, bei denen zelltoxische Moleküle entstehen, die sich über die Jahre in den Zellen der äußeren Netzhaut anreichern. Auf lange Sicht und je nach Nutzungsverhalten, am Tag oder in der Nacht, Helligkeit und Schriftgrößen wird das Sehvermögen häufig negativ beeinflusst. Ein weiterer negativer Aspekt geht ebenfalls auf das blaue Licht zurück, hat aber mit unserem Hormonhaushalt und Schlaf zu tun. Der natürliche Schlafrhythmus orientiert sich am Sonnenlicht und wird vom Hormon Melatonin gesteuert und genau hier gibt es ein Problem, denn das Licht aus dem Smartphone stört den Melatoninhaushalt. Die Folgen sind ausbleibende Müdigkeit und weniger tiefere und erholsame Tief- oder auch REM-Schlaf. Es gibt zwar Funktionen und Apps die das blaue Licht filtern und den Bildschirm dadurch in einem Gelbton leuchten, ganz verhindern lassen sich die genannten Effekte aber nicht. Viel sinnvoller, als seine Pause mit dem Smartphone oder PC im Internet zu verbringen, ist deshalb eine aktivere Pause, am Besten an der frischen Luft, die definitiv positive Wirkungen auf unseren ganzen Körper hat.

Was Arbeitnehmer tun können
Erst einmal die Pause auch machen, in Befragungen geben ein Viertel an Ihre Pausen immer oder häufig ausfallen zu lassen. Als Grund wird hoher Termin- und Zeitdruck genannt. Da hilft es das eigene Bewusstsein für den Körper zu schärfen und versuchen zu erkennen wann eine Pause nötig ist. Dafür ist es am Abend wenn man dann wieder erschöpft auf der Couch liegt, definitv zu spät. Man sollte sich überlegen wie und auch wo kann ich wirklich Ruhe finden und mich entspannen und dann diese Orte bzw. Tätigkeiten auch ausführen. Frische Luft, Ruhe, Bewegung und ein Nickerchen sind legitime Wege Entspannung und Regeneration zu erfahren. Bewusste Planung von Pausen und Erholungsphasen ist wichtig und gehört in die tägliche Zeitplanung. Dabei ist es auch gut, die Kollegen mit ins Boot zu holen, um im Team die Auszeiten zu planen. So können gemeinsame Pausen oder, wenn die Anwesenheit am Arbeitsplatzes wichtig ist, abwechselnd bzw. nacheinander geplant werden. Techniken zur Entspannung von Muskeln und Gehirn können recherchiert und geübt werden. Der Umgang mit dem Smartphone regelmäßig reflektieren und vor allem auch Nutzungspausen einlegen. Nehme ich das Smartphone in meine Pause mit oder lasse ich es bewusst im Büro? Wenn die Pause einmal ausfallen sollte, gibt es dennoch Möglichkeiten das zu kompensieren. Kleine Pause wie der Gang zur Toilette, zum Drucker oder statt zum Telefon zu greifen den Kollegen 3 Büros weiter oder im Stockwerk darunter einfach kurz persönlich besuchen. Weitere Optionen sind kleine Positionsveränderungen, kurz Aufstehen, sich strecken, dehnen oder das Fenster aufmachen und Durchatmen. Sinnvolle Entspannungstechniken finden Sie auch in unserem Beitrag „Bewusst entspannen – auch im Büro“.

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Was Unternehmen/r tun können
Um das Pausenverhalten der Mitarbeiter positiv zu fördern, sind einige Schritte schnell und ohne großen (finanziellen) Aufwand umgesetzt, andere sind schwieriger und wahrscheinlich erst für größere Unternehmen umzusetzen. Grundsätzlich ausreichend Zeit für Pausen zu gewähren, ist ein erster Schritt, Informationen zu der Bedeutung und Wichtigkeit von Pausen für die Gesundheit und Sicherheit ein nächster. Dies kann durch Aushänge oder durch interne Mailing-Aktionen geschehen. Dabei muss es nicht nur bei der reinen Information bleiben, es können auch bebilderte Anleitungen für Entspannungsübungen, Tipps zu Spaziergängen, Sehenswürdigkeiten oder Speiseempfehlungen gegeben werden. Wenn diese Anleitungen und Tipps in Videoformat auf einer internen Plattform präsentiert werden, steigt die Chance, dass diese angesehen und befolgt werden. Gleichsam größere Investments sind die Gestaltung von angemessenen und gemütlichen Pausenräumen, in denen gerne Zeit verbracht wird. Wenn dort auch für eine leichte ausgewogene Verpflegung gesorgt ist, steigt die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter. Dasselbe gilt für ein Angebot an Bewegung, es müssen keine teuren Trainingsgeräte oder Sportgeräte wie Tischkicker oder Tischtennisplatten sein, ein Umkleideraum, eventuell auch Duschen animieren die Mitarbeiter, sich in der Pause sportlich zu betätigen oder mit dem Rad zur Arbeit zu kommen. Kostengünstige Variante ist auch einen kleinen „Wanderführer“ für die nähere Umgebung mit Spaziergängen von 5, 10, 15 und 20 Minuten Dauer anzubieten. Wenn sich die Führungskraft an der Pause beteiligt und damit ein Vorbild ist, kann sich die Kultur im Hinblick auf Pausen positiv entwickeln.